La nueva Relación Comprador- Proveedor
Publicado por seminariosiuean en abril 15, 2010
Una de las principales consecuencias de la Revolución Industrial constituyó reemplazar los Métodos artesanales de producción a sistemas masivos e industrializados.
Esto obligó a la especialización de cada unos los elementos de la nueva cadena productiva y por lo tanto al abandono de la integración vertical. Se generó así la necesidad de la gestión de compra y del comprador. Y al mismo tiempo apareció la figura del Proveedor.
Hasta mucho tiempo después, se mantuvo el Enfoque tradicional de Compras llevándose a cabo una gestión “transaccional” con los proveedores, donde solo contaba hacer operaciones con el mayor beneficio posible solo para empresa. Para ello, se favorecía la creación de múltiples fuentes de abastecimiento para establecer competencia entre los proveedores. Las relaciones eran entonces a corto plazo.
Este enfoque orientado exclusivamente a la búsqueda de un buen precio no permitió el funcionamiento continuo y fluído de la empresa. El proveedor -así considerado- no brindaba las ventajas de la integración vertical.
Entonces los compradores se orientaron hacia una gestión “Relacional” donde el proveedor era considerado “Socio” de la organización compartiendo sus resultados. La consecuencia inmediata ha sido la aparición de relaciones de cooperación a largo plazo y consecuentemente la reducción del número de proveedores, seleccionados estos a partir de una evaluación apropiada.
Los proveedores deben ser evaluados periódicamente para medir su perfomance. Esto permite decidir con quien será posible operar y especialmente a quien aplicarle acciones correctivas.
La evaluación de los proveedores debe estar basada en métodos objetivos que aseguren la transparencia del análisis.
Se establecen factores de evaluación “Estáticos” y “Dinámicos”. Los primeros se originan a partir de datos empresariales que se evalúan en periodos establecidos (Por ejemplo, una vez al año) generalmente por medio de un cuestionario y en donde se tienen en cuenta distintas capacidades de la empresa como por ejemplo, Capacidad Productiva, Financiera, Gerencial, etc.
Por otra parte, la evaluación “Dinámica” se refiere al desempeño del proveedor cuando ya se encuentra operando con la organización. Se trata por ejemplo de su capacidad mantener precios durante el tiempo, de su capacidad de respuesta ante cambios y del cumplimiento de sus entregas (En tiempo y forma).
Como se podrá apreciar, estos índices se verifican a través de la gestión operativa regular con el proveedor.
Ambos factores (Estáticos y dinámicos) deben ponderarse dentro de un total asignándosele a cada uno un “Peso relativo” en función de las necesidades. El resultado final será un ranking de proveedores basados en puntos.
La clave del éxito se basa en el mantenimiento continuo de estas evaluaciones. El responsable de compras podrá determinar entonces a partir de que puntaje el proveedor será considerado apto para la operación.
Este proceso se encuentra incluído normalmente en normas como la ISO 9000. La voluntad de muchas empresas de lograr estas certificaciones ha favorecido la implementación del sistema de Evaluación de proveedores.
La información de los Proveedores debe ser registrada y resguarda en forma segura. En el moderno enfoque de la gestión de Compras, esta información forma parte de los “Activos” de la organización.
El responsable de compras debe garantizar que la información de los proveedores quede dentro de la empresa, y no en los registros personales de los compradores, ya que existe el riesgo de perder esta información cuando la persona no pertenezca más a la organización.
Dentro de la información a resguardar y además de los datos típicos necesarios para la gestión administrativa (Razón social, dirección, datos Contables e impositivos, persona de contacto, etc.) debe asegurarse que se establezca la relación Proveedor-Rubro (O sea: A quién comprarle qué).
Esta relación es una de las informaciones más importantes dentro de la gestión de compras y –paradójicamente– la menos registrada…. No existe la conciencia de crear estos antecedentes dentro de la organización (Confiando en que las personas y sus conocimientos van a estar siempre disponibles)
Ahora…¿Qué pasa cuando no existe el proveedor adecuado?…El desarrollo de un proveedor es la última instancia de abastecimiento de un nuevo insumo antes de abordar la fabricación del mismo en la misma compañía. La responsabilidad del comprador en este caso no será la de seleccionar un proveedor si no la de crearlo.
En el contexto normal de mercado, el proveedor avanza sobre el comprador con la iniciativa de nuevos productos. En un desarrollo de proveedores, los roles se invierten…el comprador es el que toma la iniciativa y sale a buscar al vendedor para que fabrique su producto.
El desarrollo de proveedores trae aparejado una serie de beneficios mutuos entre los que se cuenta la posibilidad de acceder a nuevos mercados. El reconocimiento de estos beneficios es la base de la estrategia de éxito del desarrollo de proveedores.
Al comprador le permite satisfacer su necesidad en forma eficiente. Y al proveedor le permite ser capacitado e instruido acerca de nuevas tecnologías y procedimientos.
Entendiendo la función de compras como la de satisfacer las necesidades a corto, mediano y largo plazo; el desarrollo de proveedores resultara de gran valor para asegurarse futuras fuentes de abastecimiento.
Néstor Freddo
