Cotización y Concurso de Proveedores
Publicado por seminariosiuean en abril 15, 2010
Es una costumbre generalizada y se aplica a partir de compras que sobrepasen un determinado valor, en función de los gastos inherentes a la gestión; y su beneficio al ahorro o a la transparencia de la gestión.
Se aplica en aquellos casos de compras en que exista un mercado transparente con múltiples proveedores en igualdad de condiciones o en la compra de bienes especiales donde no se cuente con registros históricos que permitan proyectar su precio actual. No tiene sentido para la compra de materias primas, donde el precio es público y está registrado en organismos internacionales.
La actividad comprende no solo la evaluación racional, matemática y rigurosa de las ofertas, sino también la interpretación y selección de las mismas aplicando la intuición y experiencia del comprador a cargo.
Utilizando la terminología de Edward de Bono y sus “6 sombreros para Pensar” primero analizar con Sombrero Blanco (Objetivo, neutral e imparcial) y después analizar con sombrero Rojo (Pasional y basado en el presentimiento y la intuición)
El pedido de cotización es uno de los documentos emitidos por el Sector de Compras de la empresa dirigido hacia los proveedores a los efectos de solicitarles formalmente ofertas para satisfacer nuestras necesidades.
Pueden ser generados siguiendo dos lineamientos: El primero será fijar el cumplimiento de los requisitos (Por ejemplo: Condiciones de pago 60 días fecha de factura, definida por el comprador, única e inamovible), y así con todos los demás requisitos. Este procedimiento tiene como ventaja que el análisis posterior de las ofertas es rápido y sencillo. El proveedor “Cumple” o “no cumple” con lo pedido. Pero la desventaja es que lleva más tiempo preparar el pedido de cotización y que además pocos proveedores pueden llegar a cumplir con las especificaciones, con el riesgo que no contar al fin con ninguna oferta válida.
El otro procedimiento será establecer los requisitos pero permitir variantes (Siguiendo con nuestro ejemplo, establecer una condición de pago de 60 días fecha de factura pero aceptar la variante de 30 días fecha de factura ofrecida por el proveedor. Este procedimiento cuenta con la ventaja de que es más rápido de confeccionar y de que en general se reciben muchas más ofertas que en el caso anterior. Pero su análisis posterior, más complejo.
En ambos casos, la acción clave en esta etapa será lograr la mayor claridad posible en la determinación de nuestras necesidades. Cuando esto no se logra, se aprecian dispersiones muy importantes en los valores de las ofertas recibidos de los proveedores.
Otra acción clave es la correcta selección de los proveedores a quienes le vamos a enviar nuestro pedido de cotización. Todos deben ser aptos (No se deben incluir proveedores de “Relleno” a los que sabemos de antemano que no les podremos confirmar la compra) y en cantidad suficiente de tal manera que, aunque alguno desista a ultimo momento, podamos igual cumplir con nuestro procedimientos internos.
Los proveedores podrán seleccionarse de los registros históricos de la empresa. Y también debiera incluirse nuevos proveedores (Obtenidos a partir de Internet, de revistas especializadas, de referencias, etc.) con los que se desee iniciar una relación comercial.
La distribución de los pedidos podrá realizarse por escrito, por Correo Electrónico o a través de portales de compras, pero en todos los casos será necesario respetar ciertas formalidades: Todos los proveedores deben recibir los pedidos al mismo tiempo y con el mismo plazo de entrega.
Las consultas de los proveedores que surjan durante el proceso de la confección de la cotización, deben ser respondidas por escrito –no solo al proveedor que realizó la consulta- si no a todos los invitados. Esto garantiza que todos cuentan con exactamente la misma información, garantizando así la correcta identificación de la necesidad y la transparencia en la gestión.
Una vez recibidas las ofertas, se procede al análisis de las mismas. Y de acuerdo a lo detallado, la acción clave en esta etapa será equiparar todos los términos de las ofertas, de tal manera que la única variable a considerar sea el “Precio”
Esta acción es llamada “Homologación” de las ofertas. Significa poner en igualdad todos los terminaos comerciales y técnicos de las ofertas. Por ejemplo: Condiciones de pago, rendimientos, capacidades, cantidades, Moneda, Lugar de entrega (Ambos conceptos muy importantes cuando comparamos artículos de compra en “Plaza Nacional” con artículos de compra de “Importación” etc.
Este resulta ser un análisis bastante complejo donde es posible que necesitemos colaboración de sectores financieros y técnicos de la empresa.
Por ultimo, de nada serviría todo este análisis si no disponemos esta información en forma resumida y ordenada. La complejidad del análisis muchas veces requiere utilizar una planilla de cálculo.
Una buena prueba de un análisis adecuado será comprobar que al encargado de autorizar la compra no le lleve más de 15 segundos en validar nuestra decisión (Sí, solo 15 segundos…¿Alguien conoce algún jefe que cuente con mas tiempo para dedicarnos?).
Néstor Freddo
