Publicado por seminariosiuean en marzo 19, 2010
GENERALIDADES DEL DEPARTAMENTO DE ABASTECIMIENTOS
Una buena administración de materiales y de compras es la clave del éxito de las organizaciones modernas.
El correcto abastecimiento de insumos, equipos y servicios –en calidad, cantidad, tiempos y costos adecuados- sobre una base continua y sustentable es el objetivo clave que despierta continuamente el interés de los ejecutivos de las empresas, tanto públicas como privadas.
La función de Abastecimientos ha ido evolucionado estrechamente relacionada con los grandes sucesos mundiales.
Anteriormente a la primera Guerra Mundial, constituía una actividad operativa de bajo nivel sin valor agregado ejecutada por personal administrativo cuya responsabilidad era solamente asegurar la provisión de los insumos.
Sin embargo, durante las guerras Mundiales, el éxito de las empresas privadas no era lo que pudieran vender (ya que la demanda era casi ilimitada) sino el poder comprar los insumos necesarios para continuar su operación, ya que la mayor parte de la producción estaba destinada a fines militares.
Fue a partir de este momento en que comenzó a ser reconocida la función del sector dentro de las organizaciones.
Otras crisis –como el embargo petrolero del Medio Oriente del año 1973, que intensificó la escasez como la suba de precios de las materias primas- fortalecieron la importancia de la tarea del sector: Conseguir los insumos necesarios a los precios adecuados era la diferencia entre el éxito o el fracaso de la empresa, en un mercado ahora dominado por la demanda.
Finalmente, desde la década de 1980 y gracias al Modelo de las Cinco Fuerzas que mueven la competencia de Michael Porter, se admite definitivamente la importancia de una gestión adecuada de los Compradores y Proveedores (Dos de las cinco fuerzas definidas en el Modelo).
El relativamente reciente desarrollo de este sector ha originado el uso diversos términos para su mención: Compras, Aprovisionamientos, Materiales, Supply Chain, etc.
En nuestro caso definiremos la Gestión de Abastecimientos como las acciones conjuntas de las compras y de la administración (Con su almacenaje en los Depósitos) de los insumos, servicios y bienes. Estas son las actividades básicas pero otras también pueden estar incluídas en la misma gerencia (Planificación, Movimiento, Calidad, etc.)
Esta combinación de actividades (Compras y Almacenaje) permite el control no solo de la variable “Precio” (Por parte de Compras) sino también de la “Cantidad” (Control de Stock por parte de Almacenes) ambos factores claves para la generación de ahorros.
Al momento de la creación del departamento de Abastecimientos, será necesario establecer a través de que patrones de acción llevará a cabo su objetivo principal.
La creación del departamento puede responder a múltiples fines como ser generar transparencia en el sector frente a público e inversionistas, asegurar la provisión de los insumos, mejorar la rentabilidad de la empresa, constituir la única fuente de mejora de ingresos de la empresa, etc. En cada caso siempre subyace la idea de generación de los ahorros, pero los caminos para lograrlo pueden ser necesariamente distintos.
Una vez definido su objetivo, comenzará la etapa de la definición de su organización, con sus múltiples variables: ¿Dependencia Organizacional?, ¿Gestión Centralizada, Descentralizada o Mixta?, ¿Grado de Flexibilidad?, ¿Gestión Individual o Corporativa?, etc.
A partir de estas definiciones se establecerán cuales serán las funciones del sector. El fracaso de la gestión muchas veces surge cuando no hay suficiente claridad en la definición de estos objetivos y funciones.
La moderna gestión del sector de Abastecimientos hoy contempla sin duda una actitud proactiva. El gerente y su equipo no solo deben cumplir con sus actividades tradicionales de aprovisionamiento, sino explorar “Aguas arriba” las necesidades de la organización, tratando de optimizar los recursos y costos. También debe contar con habilidades analíticas y la destreza suficiente en las relaciones personales para trabajar en equipo.
Hoy en día, Abastecimientos debe ser interpretado como un “Sector de Beneficios” y no como un “Centro de Gastos”. En esta nueva percepción, el sector es comparable con otros (Por ejemplo, Ventas) donde las “ganancias” del sector son justamente los Ahorros generados y como aquél, deben cumplir un presupuesto establecido.
Se dice “Un peso ahorrado vale más que un Peso vendido”. Por medio de demostraciones rigurosas –o por sencillos razonamientos- se puede demostrar la importancia de la gestión profesional del sector de Abastecimientos: Un peso ahorrado no sale de la empresa, mientras que el peso vendido debe ser recuperado posteriormente luego de una gestión de cobranzas…siempre y cuando esto se logre…
Finalmente…¿Cuál es la característica principal en la creación y desarrollo de los Departamentos de Abastecimientos en las PYMES Argentinas?. Debido a la falta de planificación de la mayoría de estas organizaciones, la creación del Departamento aun hoy no es considerado relevante en la conformación de las organizaciones.
La creación previa de otros sectores “Más importantes” como Ventas, Producción, Cobranzas y Contaduría hacen que se postergue la del Sector de Abastecimientos, relativizando su importancia y autoridad dentro de la organización. Así vemos que en muchas de estas empresas las gestiones inherentes son realizadas por la persona “De confianza” (O sea, no por un profesional del área) o por varias personas al mismo tiempo.
En estas situaciones, son los Gerentes y su equipo de Abastecimientos son los que deben “Ordenar” la gestión y –basados en certezas indudables- convencer a pares y superiores de los beneficios de una gestión profesionalizada del sector.
El “Programa ejecutivo en Abastecimientos” tendrá inicio viernes 16 de abril de 2010.
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